Rassembler selon une fréquence déterminée les dirigeants et les cadres d’une entreprise représente toujours un temps fort. Organiser et réussir son séminaire de direction nécessite à la fois de réunir toutes les conditions pour faciliter la réflexion et la communication et de respecter un certain nombre de règles…
Définir des objectifs clairs et rassembler autour d’un thème fil rouge pour réussir son séminaire
Pour ne pas se disperser et gagner en efficacité, il est primordial de définir des objectifs précis en lien avec la stratégie de développement et les ambitions de performance de l’entreprise. Dresser le bilan de l’année écoulée, analyser les tableaux de bord, définir les priorités de l’année à venir, affecter les budgets, définir les besoins en matière de ressources humaines, échanger sur la politique d’investissement, préparer les futurs lancements de produits, créer du lien… En se concentrant sur une thématique principale, les forces dirigeantes réunies lors d’un séminaire de direction peuvent mener une réflexion plus en profondeur, en abordant l’intégralité des points de vue liés à cette thématique fil rouge.
Réussir son séminaire : trouver le bon rythme et le bon équilibre
Pour capter et conserver l’attention des participants lors d’un séminaire de direction, trouver le bon rythme et le bon équilibre entre temps de travail, temps ludiques et festifs et temps de détente, est capital. Pour les temps consacrés au séances de travail, on s’attache à rester focus sur la thématique phare du séminaire en déployant différents formats ; présentation, conférence, discours, ateliers, brainstorming…
En parallèle des temps de travail, on ponctue le séminaire de direction d’instants ludiques et conviviaux pour faciliter les échanges informelles, nouer des liens et consolider la cohésion entre les participants. Ces temps de respiration sont aussi importants que les temps de travail car ils permettent de renforcer le collectif et de placer les collaborateurs dans une dynamique positive. Il faut porter une attention toute particulière aux pauses cafés, aux déjeuners, aux dîners et aux animations proposées en journée et en soirée.
Enfin, on n’oublie pas de laisser des temps de détente et de repos (temps libres) durant lesquels chacun peut vaquer à ses occupations (ou ne rien faire) en toute liberté de manière à se retrouver avec soi-même.
Une fois établi, le programme du séminaire de direction doit être communiqué à l’ensemble des participants, si possible suffisamment en amont pour qu’ils s’en imprègnent et soient 100% à l’écoute le jour j.
Miser sur le participatif avec ou sans le digital
Un séminaire de direction réussi est un séminaire durant lequel les dirigeants, cadres et managers deviennent pleinement acteurs. Pour ce faire, on mise sur les solutions digitales (web et appli mobile permettant de créer des quiz collectifs, sondages avec résultats immédiats, post-it digitaux, nuages de mots…) pour préparer, animer, apporter de l’interactivité au séminaire de direction et recueillir les avis de chacun pendant et à la fin du séminaire. Le digital est aussi la solution pour faire participer à distance les personnes n’ayant pu se rendre physiquement au séminaire de direction. Même absent(e)s, ils(elles) peuvent être intégré(e)s au processus de réflexion et de décision en temps réel.
En effectif restreint, on joue plutôt la carte de l’humain et de la proximité en laissant le digital de côté. Au contraire, on profite du séminaire de direction pour ouvrir un espace de déconnexion et pour choisir des animations récréatives à partager comme par exemple un atelier culinaire, un atelier de chant, une chasse au trésor, un atelier théâtre, la création d’une œuvre d’art commune…
Préparer et diffuser des supports de communication
Avant, pendant et après le séminaire de direction, on prévoit de diffuser des supports de communication auprès des participants pour :
- les informer du programme et des aspects logistiques (avant le séminaire),
- leur permettre de suivre le déroulé du séminaire et recueillir leurs contributions (pendant le séminaire),
- leur restituer un bilan du séminaire en mettant l’accent sur les décisions prises (après le séminaire).
Choisir un lieu propice à la réflexion
La spécificité du séminaire de direction est de réunir, dans un même lieu, les forces décisionnelles de l’entreprise. Le séminaire de direction est aussi l’occasion d’aborder des points stratégiques qui nécessitent toute la concentration et la réflexion des participants. Pour parvenir à créer cette atmosphère de réflexion et de concentration, on s’oriente vers une typologie de lieu adéquate.
Bien entendu, qui dit réflexion et concentration, dit « silence » et « quiétude ». Aussi on privilégie des lieux situés en pleine nature, des lieux cocons permettant de rester dans une bulle, des lieux feutrés, pour permettre aux participants de réfléchir en toute sérénité, sans être perturbés par des nuisances extérieures.
Pour toutes ces raisons, le choix d’un établissement situé à la campagne ou en montagne est tout à fait approprié pour bénéficier des meilleures conditions pour réussir son séminaire de direction. L’Auberge d’Aillon et d’Ailleurs s’inscrit entièrement dans cet environnement en proposant un lieu paisible, au cœur d’une nature préservée, et des activités qui sortent de l’ordinaire comme des randonnées dans les Bauges, des balades en forêt avec activités land art, un atelier d’observation du ciel étoilé ou une initiation à l’ayurveda.
Mettre en place une logistique au cordeau pour garantir la réussite de votre séminaire
Maitriser la logistique est essentielle pour réussir son séminaire de direction et gagner en fluidité le jour j. Lors de la phase de préparation, on est très attentif et on liste toutes les ressources nécessaires au bon déroulement du futur séminaire. Invitations, transport des personnes jusqu’au lieu de séminaire, hébergements, agencement du lieu et des salles, restauration, espaces pour les pauses, matériel de connectique et de projection, signalétique sur place, réservation des animations (conférencier, intervenant extérieur…), supports de communication… Chaque point de logistique doit être identifié dans une check-list, validé et réglé en amont pour garantir le bon déroulement du séminaire de direction.
Choisir la bonne date pour réussir son séminaire
Qui dit séminaire de direction, dit rassemblement des composantes décisionnelles de l’entreprise (dirigeants, cadres, managers…), c’est à dire autant de personnes aux agendas très chargés.
Pour trouver la bonne date en respectant le programme de chacun, il est primordial de se rapprocher des personnes concernées pour s’informer de leur agenda respectif et de leurs créneaux disponibles. La mise en place d’un Doodle permet facilement de sonder les personnes concernées, de proposer plusieurs éventualités de dates et de permettre à chacun de se positionner.
Prolonger les retombées positives du séminaire
Beaucoup d’idées et de décisions sont prises suite aux échanges durant le séminaire de direction. Aussi, pour conserver une trace, maintenir la dynamique engagée et ancrer les souvenirs du séminaire, il est primordial de restituer les temps forts une fois le séminaire terminée à travers la diffusion d’un document et/ou la mise en place de petites réunions « rebond » pour aller plus loin dans l’expérience vécue lors du séminaire de direction. Offrir un objet ou goodies symbole du séminaire aux équipes est également un excellent moyen pour faire perdurer le souvenir de ce temps fort d’émulation collective.
Organisez votre prochain séminaire de direction, en Savoie, à l’Auberge d’Aillon et d’Ailleurs. Pour toutes vos demandes, informations complémentaires et devis, contactez Jessica. Nous pouvons loger vos équipes au sein de l’auberge ou dans nos gîtes à proximité.
> Par téléphone au 06 15 35 26 23
> Par mail sur pro@aillon-ailleurs.com
